Los gerentes deben entender la planificación y el Control de Gastos como acciones necesarias para mantener niveles razonables de gastos, en apoyo a los objetivos y los programas planificados de la empresa.
La planificación de los gastos no debe enfocarse a la disminución de los mismos, sino más bien a un mejor aprovechamiento de los recursos limitados. La planificación y el Control de Gastos deben concentrarse sobre la relación entre los desembolsos y los beneficios derivados de estos desembolsos. Los beneficios deseados deben verse como metas, y por consiguiente, deben planificarse suficientes recursos para apoyar las actividades operacionales que sean esenciales para el logro de estos objetivos.
Algunas compañías recortan los gastos sin considerar los efectos sobre los beneficios. Otras no comprometen suficientes recursos en el mantenimiento de activos tales como los equipos y los edificios. Inevitablemente, tales decisiones de corto alcance, si bien reducen en forma temporal los gastos, pronto originan mayores costes debido a los desajustes, máquinas ineficientes, empleados frustrados, tolerancias de máquinas defectuosas, elevados costes de reparaciones y cortas vidas de los activos. Así pues, el Control de Costes debe ligarse con firmeza con:
- Las futuras metas y las operaciones planificadas.
- Las responsabilidades organizacionales.