Situación de Partida
Se trata de una empresa constituida alrededor de 1985, dedicada a la fabricación, comercialización y distribución de implantes para traumatología, prótesis para cirugía ortopédica e instrumentales quirúrgicos. Esta empresa se ha convertido en líder nacional de ventas, afianzándose dentro del marco internacional.
Para esta compañía la calidad de los productos que fabrica y comercializa, y el excelente servicio que presta a sus clientes constituyen la base sobre la que sustentar su crecimiento y expansión por los cinco continentes. Por otro lado, la innovación constante forma parte de su cultura empresarial; por lo que presta especial atención al diseño y a la producción de nuevos productos, en concordancia con los constantes cambios tecnológicos que se producen en un sector tan dependiente de la investigación y desarrollo.
Desafío
Desde hace tiempo, esta empresa deseaba mejorar sus sistemas de coste, adaptando sus escandallos de producto al sistema de planificación financiera y control presupuestario. Esta situación se convirtió en prioritaria debido a que había que adaptar la gestión de la empresa a las peticiones de información de la dirección y mandos intermedios de la compañía, debido al crecimiento de la empresa y su diversificación (tanto desde el punto de vista geográfico como de producto) y, cómo no, a las mayores exigencias informativas que demanda el entorno en el que la sociedad opera.
Solución
La dirección decidió implantar, en colaboración con Intrea, una herramienta de gestión orientada al control de los Sistemas de Costes. Este sistema tenía que permitir la planificación y el control exhaustivo de todas las variables que influyen en el cálculo de costes de la compañía y en el posterior control del margen por producto.
La aplicación se construyó sobre bases de datos en cubos OLAP para poder manejar de un modo rápido y eficaz una gran cantidad de información. Una vez se diseñaron estas bases de datos se configuraron los informes con las peticiones de dirección sobre la herramienta Intrea Reporting.
Las fases seguidas para la implantación del sistema de costes fueron las siguientes:
- Definición de las necesidades de información y alcance del sistema de costes.
- Construcción de los modelos del sistema de costes, integrando la información de explotación (ventas, producción, personal) al un nivel último y máximo de detalle. También se integraron los datos de las operaciones de inversión e operaciones de financiación.
- Diseño del modelo de control y gestión del sistema de costes.
- Construcción de los informes para el seguimiento y control del sistema de costes, comparando datos reales y presupuestados, el ejercicio anterior. Diseño de acuerdo a las necesidades de la empresa, por tipología de ventas, tipología de articulo, tipológia de cliente, etc.
- Formación de los usuarios en el nuevo sistema de información de la gestión de los costes, para garantizar un adecuado uso de la aplicación.
Resultados y Beneficios
Tras la implantación del sistema de costes, la empresa obtuvo beneficios como:
- Se redujeron los tiempos en la extracción de la información, eliminando costosas manipulaciones. Dicha reducción de tiempos posibilitó centrar la atención en tareas de mayor valor añadido (análisis y toma de decisiones) en lugar de dedicarlo a la captura y elaboración de los datos.
- El sistema permite combinar diferentes áreas de gestión de la empresa. Con esta coordinación entre los distintos departamentos aumentó significativamente la eficacia de la empresa.
- Posibilidad de introducir metas y objetivos para la gestión de los costes. Se pueden analizar las desviaciones y establecer medidas correctoras.
- La empresa puede planificar y anticipar con información ágil y fiable. La dirección puede conocer la consecuencia de cualquier decisión relacionada con los costes con tiempo de antelación. Esto aumenta el margen de maniobra en capacidad de compra, contrataciones de mano de obra directa, previsiones de ventas, etc.
- Como consecuencia del punto anterior, la empresa mejoró su capacidad de gestión financiera, asegurando mejor la liquidez, reduciendo gastos financieros, mejorando en negociación bancaria, etc. Esto fue posible debido a poder planificar mejor su capacidad de compra, previsión de ventas, márgenes, etc.
- Aumentó el conocimiento de la rentabilidad final por línea de negocio, producto, familia, cliente, país, zona, etc. Esto permitió a la compañía mejorar cualitativamente la toma de decisiones sobre la sus márgenes de beneficio.