Situación de Partida
Es una empresa creada sobre 1990. Su actividad se centra en el desarrollo de tecnología y en ofrecer soluciones y servicios para entornos complejos de comunicaciones e internet
Desafío
El departamento financiero de la compañía buscaba mejorar la gestión administrativa y de gestión económica de la organización. Necesitaba una aplicación que le permitiese trabajar en la planificación y presupuesto de sus ventas y de sus gastos, para mejorar su capacidad de maniobra y sus necesidades de financiación. Además, también presentaba carencias en la extracción de información, donde los plazos de obtención de datos no ayudaban a la toma de decisiones, al ser excesivamente largos, además de poco fiables.
Solución
La compañía decidió implantar, en colaboración con Intrea, una herramienta de gestión diseñada para la mejora en la presupuestación y planificación económico-financiera. La herramienta integró toda la información económica de la compañía, que estaba en diferentes bases de datos, de un modo automático. Con la información preparada, actualizada y automatizada, la compañía pudo elaborar planes presupuestarios, controlar dichos presupuestos y sobre todo establecer las acciones correctoras pertinentes ante las desviaciones.
La aplicación se desarrolló sobre bases de datos en cubos de OLAP, para poder integrar con rapidez y eficacia las diferentes bases de datos de la compañía. Posteriormente, utilizando Intrea Budgeting, se configuraron los diferentes informes necesarios para presupuestar y planificar. Así pues, se diseñaron las siguientes fases para la implantación:
- Definición de las necesidades de información para configurar el sistema de planificación y presupuestos.
- Construcción de los cubos de información, en bases de datos OLAP, integrando los diferentes sistemas de información económica y contable.
- Modificación de la herramienta Intrea Budgeting, adaptando la información obtenida a las necesidades de la empresa.
- Diseño de informes para el seguimiento de los presupuestos y análisis de las desviaciones.
- Formación de los usuarios en el nuevo sistema de información de planificación y presupuestos, para garantizar un adecuado uso de la aplicación.
Resultados y Beneficios
Tras la implantación de la aplicación Intrea Budgeting, utilizando Microsoft Excel como interfaz, la empresa obtuvo beneficios como:
- Descentralización en la construcción de los presupuestos, cada usuario accede a los datos con permiso. Se eliminaron las versiones de presupuestos, toda la compañía trabajaba sobre el mismo archivo y con los mismos datos.
- Calcular las Necesidades de Fondos del ejercicio y los Gastos Financieros asociados.
- Calcular el Umbral de Rentabilidad, Estados de Tesorería reales y presupuestados, ROI y ROE real y presupuestado.
- El proceso de planificación se convirtió en “revisar y afinar”.